قواعد البيانات في المكتبات وكيف يتم تكوينها
أعزائي متصفحي المنتدى تحية طيبة يسأل الكثير عن قواعد البيانات في المكتبات وكيف يتم تكوينها ، وحتى لا أطيل فإنني سأشرح بشكل أهم ما يتعلق بهذا الموضوع مع التركيز على ما يهم المكتبيين في هذا الأمر ، وهدفي من ذلك ليس إجادة بناء القواعد بقدر ما أركز على الجانب المعرفي للعاملين في المكتبات في هذا الموضوع .أولا : - ما هي قواعد البيانات : -قاعدة البيانات عبارة عن مجموعة من الملفات يتم تجميعها ومعالجتها وتخزينها واسترجاعها للوفاء باحتياجات المستفيدين منها .وقاعدة البيانات بمفهوم آخر هي : - عبارة عن مجموعة من الملفات الرئيسية ومجموعة من الملفات الفرعية وكل ملف فرعي به مجموعة من التسجيلات وكل تسجيلة بها مجموعة من الحقول وكل حقل به مجموعة من الحروف تشكل في مجملها معلومة معينة .وتقسم قواعد البيانات لدى المتخصصين في مجال المكتبات والمعلومات الى التالي : -أ - قواعد بيانات ببليوجرافية .ب - قواعد بيانات غير ببليوجرافية .( نصية)أما بالنسبة للمتخصصين في مجال الحاسب الآلي فانهم يقسموا قواعد البيانات الى التالي : 1 - قواعد البيانات الهرمية .2 - قواعد البيانات الرقمية .3 - قواعد البيانات الإدارية .4 - قواعد البيانات العلائقية .ومن الملاحظ أن التقسيم الخاص بالعاملين في مجال المكتبات والمعلومات تتمثل قواعد بيانات الإحالة في قواعد البيانات الببليوجرافية ، ومعنى هذا أنها تعطي للمستفيد منها معلومة عن معلومة أخرى ، ومثال ذلك : - إعطاء مستفيد معلومات ببليوجرافية عن كتاب أو أي مصدر من مصادر المعلومات وقد تتضمن تلك المعلومات أيضا بيانات بسيطة جدا عن ذلك المصدر على شكل مستخلص علما أن تلك المستخلصات لا تعطي المستفيد جميع المعلومات المفيدة بشكل كامل وإنما تبين له مدى ملائمة وتوافق تلك المعلومات لاحتياجاته .والنوع الآخر من قواعد البيانات الغير ببليوجرافية تعطي المستفيد حقائق ، أي أنها تعطينا مجموعة من المعلومات تمكن ذلك المستفيد من اتخاذ قرار معين ، ولا تقتصر على المعلومات الببليوجرافية فقط ، ويتبع هذا النوع أيضا قواعد البيانات النصية ، ومثال ذلك : قاعدة ( القرآن الكريم ) .هذا ويعتبر النوع الأول من قواعد البيانات ذا معايير يلتزم بها العاملين على مثل هذه القواعد بينما النوع الثاني ليس له معايير وإنما يرجع ذلك إلى احتياجات العاملين على مثل هذه القواعد والمستفيدين منها ، ومعنى ذلك انه ليس لها مقننات تسير عليها .( كيفية تغذية قاعدة البيانات بالمعلومات ) التزويد حسب احتياج المستفيدين من المكتبة يلي ذلك البدء بإعداد قاعدة البيانات حسب المستخلصات ورؤوس الموضوعات وكلمات الوقف يلي ذلك تحديد بيانات الوصف الببليوجرافي ويكون ذلك على شكل حقول القاعدة ويتم ذلك عن طريق وكلاء بيع المعلومات من خلال قواعد البيانات وبنوك المعلومات ، أو عن طريق تخزين البيانات في قواعد بيانات واستخدامها عن طريق الحاسب ، أو عن طريق طباعة مخرجات القاعدة وتوزيعها على المستفيدين .مراحل تكوين قاعدة البيانات عند الرغبة لبناء قاعدة بيانات خاصة بمكتبة ما فان عمل هذه القاعدة يمر بالمراحل التالية :-1 - مرحلة دراسة الجدوى : - وهي من أهم المراحل وهنا يتطلب الأمر الإجابة على التساؤلات التالية : -أ – ما هي الفائدة المرجوة من تكوين هذه القاعدة ؟ب - كم عدد المستفيدين من هذه القاعدة ؟ج - كم عدد الأقسام العاملة على هذه القاعدة ؟ وأين مكان هذه القاعدة ؟ د - هل سيكون لهذه القاعدة مستخلصات ؟هـ - ما هي نوعية الأجهزة المستخدمة لهذه القاعدة ؟و – ما هي مؤهلات العاملين في المكتبة ؟ وما مدى مقدرتهم على استخدام هذه القاعدة سواء من ناحية الإدخال أو إخراج المعلومات ؟2 - مرحلة التصميم : - وهنا يجب أن يتم وصف المرحلة لهذه القاعدة ابتداء من المداخل الأساسية لهذه القاعدة ، وما هي نقاط الوصول للمعلومات الحالية في المكتبة التي سيتم عن طريقها الإدخال .3 - مرحلة البناء لاختيار قاعدة البيانات : - وهنا يجب ان يتم تحديد البرنامج او قاعدة البيانات التي تتناسب مع احتياجات المكتبة والعاملين فيها والمستفيدين منها ، ونظرا لوجود الكثير من تلك البرامج التي تمثل قاعدة البيانات لنا ، فان هناك مجموعة من العناصر التي تحدد لنا اختيار القاعدة أو البرنامج الملائم لاحتياجاتنا وهذه العناصر كالتالي : -1/1 - نوع الحاسب الآلي : - هل سيتم استخدام هذه القاعدة على شكل مفرد أو على شبكة من الحاسبات الآلية .2/1 - نوع التشغيل : - هل سيتم استخدام هذه القاعدة على نظام دوس (MS-DOS ) أو على نظام آخر . 3/1 - تعامل المستفيد مع الحاسب : - هل سيتم التعامل مع القاعدة عن طريق قائمة اختيارات أو عن طريق قائمة أوامر ومما لاشك أن كل نوع له مميزاته .4/1 - خاصية البحث في القاعدة : - أي هل سيتم استخدام طريقة البحث البوليني عن طريق عوامل الربط AND , OR , NOT ( أو / و / ليس ) . 5/1 - خاصية البتر TRANCATION : - وهي اختصار كلمات البحث بمجموعة من الحروف مع استخدام علامة محددة لتحديد تكملة وعدد الحروف من اليمين ومن اليسار والوسط حتى تكون هناك دقة في عملية البحث المبتور .6/1 - عوامل المقارنة : - وهي استخدام مجموعة من العلامات التي تساعد المستخدم في عملية البحث مثل العلامات التالية : - ( = أو > أو < أو / ) .7/1 - عوامل التقريب : - وهي مجموعة من الكلمات التي تستخدم للتقريب في عملية البحث عن العناوين أو الموضوعات مثل : - SEME . 8/1 - خاصية التنسيق لصفحات القاعدة .9/1 - خاصية إدخال البيانات : - حيث يتم إدخال البيانات أما دفعة واحدة أو جزء جزء وتخزين خاصية البناء والرجوع إليها .10/1 - خاصية تحديث البيانات : - وذلك في تصحيح البيانات .11/1 - خاصية التقارير للبيانات المدخلة : - وذلك في إمكانية إعطاء تقارير للمداخل الخاصة بالقاعدة .12/1 - خاصية التعرف على أقصى عدد ممكن إدخاله من التسجيلات للقاعدة الواحدة وعدد الحقول في التسجيلة الواحدة وسعة الحقل الواحد من الحروف .13/1 - خاصية الملف المقلوب .4 - مرحلة الصيانة .5 - مرحلة الاستعمال .من هنا يتضح لنا أن مراحل قاعدة البيانات تتمثل في الآتي : -التزويدالتوثيقإدخال البياناتالمراجعة اللغوية مراجعة التدقيقمرحلة التحميلضــــــــبط الجودة QULITY CONTROL في قاعدة البياناتونقصد بضبط الجودة في قاعدة البيانات : -دقة العمل في قاعدة البيانات ، ويبدأ أولا في مرحلة التصميم لذا يجب عمل تسجيلات قليلة ومن ثم إجراء اختبار عليها للتعرف على مدى ملاءمتها لاحتياجات المستخدم لهذه القاعدة حتى يمكن السيطرة عليها مبدئيا وهذا ما يعرف في قواعد البيانات بالمرحلة التجريبية PILOT D.B ثم تمر المراحل الأخرى كالتالي : -1 - تحديد أسماء الحقول : وذلك بتحديد أسماء الحقول الخاصة بكل تسجيلة حيث يجب أن تكون تلك الحقول ملائمة مع مسميات ومختصرات الحقول المعمول بها في قواعد البيانات العالمية حتى يكون هناك توافق بينها .2 - تحديد مداخل المؤلفين : - أي تحديد المدخل الأساسي لأسماء المؤلفين فهل تكون مقلوبة او طبيعية ؟ لذا يجب أن تحدد مبدئيا حتى لا يكون هناك مشاكل في عملية البحث .3 - التواريخ : - أي تحديد عدد الحروف أو المساحات المخصصة للتاريخ وهل سيكتفي بالسنة فقط أو باليوم والشهر والسنة معا .4 - الاختصارات : - أي تحديد تلك الكلمات التي يجب أن يتم اختصارها ، كما هو الحال في اختصار أسماء الدول .5 - التهجئة : - تحديد واتخاذ قرار هل سيتم اتصال أو فصل الكلمات التي فيها اختلاف من حيث الكتابة خاصة باللغة الإنجليزية كما في كلمة ON-LINE أو ONLINE .6 - تحديد نموذج موحد للتزويد : - أي يجب أن يتم تحديد نموذج موحد للتزويد حيث يتم كتابة البيانات الخاصة بطلب المصادر عليه ومن ثم تصميم شاشة القاعدة لتوافق هذا النموذج حتى يسهل ذلك عملية إدخال البيانات من هذا النموذج ، بالإضافة إلى تحديد عدد الحقول والحروف في كل حقل للتناسب مع شاشة القاعدة المستخدمة .كيفية تصميم الحقول في قاعدة البيانات عند تصميم قاعدة بيانات لمكتبة ما فان المشكلة تكمن عندما يكون هناك أكثر من شكل من أشكال مصادر المعلومات ، بالإضافة إلى أن هناك نوعية من مصادر المعلومات تحتاج إلى تكشيف وتحليل أكثر كما هو الحال في مقالات الدوريات ، لذا فان هناك مجموعة من العناصر أو المختصرات التي تدل على نوعية الوثيقة والى ما تنتمي . وهي كالتالي : - M منفرد : ويكون ذلك للكتاب الواحدC مجموعة : وهذا للمجموعة من الكتب التي تكون مجموعة في سلسلة أو أجزاءCM منفرد في مجموعة : وهذا مثل جزء من مجموعة اجزاء مثل جزء من تفسير ظلال القرآنA تحليل لمصدر من مصادر المعلوماتAM تحليل لمفرد ، اي تحليل لفصل في كتاب واحدوهذه الرموز تعرف بالمستوى الأول FREST LEVEL وتكون لتوثيق الوثيقة ، أما بالنسبة للمقالات فانه يستخدم لها الرمز AS أي تحليل لمسلسل ، أما إذا أخذت المجلة كاملة وتم تحليل كامل لها دون تفريد لمقالاتها فانه يرمز له بـ S .والمستوى الثاني هو AS ,CM , AM ، وكل مستوى من هذه المستويات يوضع في حقل فرعي خاص به ويتم وضع حقل خاص بكل مستوى أي انه سيكون لدينا حقلين في كل وثيقة .كيفية تصميم الحقول طول الحقــل اسلوب التكشيف حقول فرعية تكراريةالحقل نوع الحقل اسم الحقل رقم الحقل متكرر Y الفبائــــي المؤلف 20 غير متكررN رقمــــي التاريخ 30 غير متكررN رقمي الفبائي الترقيم الدولي 401 - رقم الحقل : - حيث يجب ترقيم الحقول ويفضل أن يترك بين كل رقم حقل وآخر مجموعة من الأرقام وذلك حتى نتمكن من إدخال حقل أو مجموعة من الحقول تحت أي حقل تم تصميمه دون الإخلال ببنية التسجيلة .2 - اسم الحقل : - حيث يتم وضع مسمى لتلك الحقول الخاصة بقاعدة البيانات .3 - نوع الحقل : - حيث يتم تحديد نوع الحقل حسب التالي : - أ - الفبائي ويرمز له بـ A .ب - رقمي ويرمز له بـ N .ج - الفبائي رقمي ويرمز له بـ X .د - تاريخي ويرمز له بالرقم 9 .4 - تكرارية الحقل : - حيث يمكننا هذا من إمكانية تكرارية إدخال البيانات في بعض الحقول مثل تعدد العناوين أو المؤلفين ، وهنا يمكن اختيار هل الحقل متكرر ويرمز له بـ Y ، او انه غير متكرر ويرمز له بـN .5 - الحقول الفرعية : - وهو وضع حرف أو رمز ، يمثل ذلك الحرف الحقل الفرعي بالإضافة إلى وضع علامة مثل ( ^ ) لتبين لنا مدلول ذلك الحقل .6 - أسلوب التكشيف : - ويفيد ذلك في تحديد ما سيتم إدخاله من بيانات في الملف المقلوب للقاعدة 7 - طول الحقل : - حيث يجب هنا تحديد رقم معين لعدد الحروف أو الأعداد في الحقل الواحد وهذه العملية لا تتم عشوائيا وإنما بعد إجراء دراسة للتعرف على طول الحقول المناسبة للتسجيلة الخاصة بكل نوع من أنواع مصادر المعلومات التي سيتم إدخالها لهذه القاعدة .حقول وملفات لها أهمية : -** ملفات وكلمات الوقف : -أي الملف الذي يشتمل على الكلمات التي يمكننا إدخالها دون الحاجة للرجوع لها عند عملية البحث . وعادة ما يكون هذا الملف محدد الاتساع .** الملف المقلوب : - وهو الملف الذي يشكل لنا البطاقة النهائية للفهرسة ، ويتم إدخال جميع الإشارات التي يتم تحديدها في أسلوب التكشيف .** حقل الواصفات : -وهو ما يوازي رؤوس الموضوعات ، وفي هذا الحقل يتم وضع واصفات تدل على موضوع الوثيقة ، وتكون هذه الواصفات دقيقة جدا ، بالإضافة إلى انه يتم وضع هذه الواصفات بين قوسين مثلثين <....> وعند عملية العرض للبطاقة الخاصة بالمصدر أو عند طباعتها فانه يقوم بقلبها إلى فاصلة منقوطة كما هو الحال في بطاقة الفهرسة العادية .** الصديرة : -وهي عبارة عن مجموعة من الحقول الثابتة ، والغرض منها إعطاء معلومة عن أي تسجيلة يتم إدخالها مثل : رقم التسجيلة وتاريخ إدخالها والتعديل الذي جرى عليها ونوع المصدر او المادة والرقم الموحد ورقم الوثيقة إذا كانت تقرير . أتمنى أن يكون هذا الإيجاز وضح الهدف الذي قصدته من هذه المشاركة ، وسيكون لي مشاركة أخرى عن برنامج cd/isis أوضح فيها كل ما يتعلق بهذه القاعدة وكيف يمكن استخدامها وتفعيلها في المكتبات خاصة الكبيرة منها .ولكم تحياتيأنام ملء جفوني عن شواردها ويسهر الخلق جرَاها ويختصم